Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, denn der Bundesrat hat die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie EN 16931 auf den Weg gebracht. Im Gegensatz zur bisherigen Regelung ist der Versand von E-Rechnungen nicht mehr an die Zustimmung des Rechnungsempfängers gebunden. Unternehmen sind also spätestens jetzt gefordert, das Rechnungswesen digitaler zu gestalten und bis Ende des Jahres die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen zu schaffen.
Digitale Rechnung ist nicht gleich E-Rechnung
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht als E-Rechnung. Eine gesetzeskonforme E-Rechnung ist eine Rechnung, die im XML-Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das XML-Format ist maschinenlesbar, ermöglicht die automatisierte und durchgängige Rechnungsverarbeitung und entspricht den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU sowie der CEN-Norm 16931. Andere elektronische und digitale Rechnungsformate erfüllen diese Formatvorgaben nicht. Rechnungen, die beispielsweise als PDF-, Word-, TIFF- oder PNG-Datei ausgestellt werden, ermöglichen keine elektronische Verarbeitung im Sinne der EU-Norm. Sie fallen künftig wie Papierrechnungen unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.
Stufenweise Einführung der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen
Die EU-Richtlinie EN 16931 sieht außerdem die stufenweise Einführung der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen vor. Für den Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine Übergangsregelung. In diesem Zeitraum ist der Austausch von Papierrechnungen bzw. E-Rechnungen in Formaten, die nicht den aktuellen Anforderungen an elektronische Rechnungen entsprechen, noch möglich. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027. Ab dem 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
RechnungsManager setzt die Anforderungen der E-Rechnungspflicht vollständig um
CompData bietet mit dem RechnungsManager eine Lösung, mit der Unternehmen die neue EU-Richtlinie umsetzen und von ihr profitieren können. Der RechnungsManager liest alle Rechnungsdaten aus dem XML-Format aus und erstellt eine für das menschliche Auge lesbare Datei. Darüber hinaus kann die Software alle Arten von Eingangsrechnungen auslesen – das gilt für gescannte Papierrechnungen ebenso wie für sonstige digitale Rechnungsdokumente, die per E-Mail eingehen. Sie werden ortsunabhängig digital erfasst, verteilt, verarbeitet und archiviert. Da für E-Rechnungen die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen gelten, deckt der RechnungsManager alle Schritte für Eingangsrechnungen bis zur Archivierung ab. Der RechnungsManager ist mittlerweile bei 3.500 Unternehmen mit mehr als 75.000 Anwendern erfolgreich im Einsatz. Die praxisbewährte Anwendung bietet Schnittstellen zu verschiedenen Finanzbuchhaltungssystemen wie DATEV, Diamant und Addison. Eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft bringt zusätzliche Vorteile für Bäckereien.
Sie haben weitere Fragen zur E-Rechnungspflicht?
Gerne informieren wir Sie individuell und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.
